Jan Fokke Oosterhof | Codes in e-mail
1707
page-template-default,page,page-id-1707,ajax_updown_fade,page_not_loaded,qode-page-loading-effect-enabled,,qode_grid_1200,footer_responsive_adv,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-content-sidebar-responsive,qode-theme-ver-17.2,qode-theme-bridge,qode_header_in_grid,wpb-js-composer js-comp-ver-5.6,vc_responsive
 
Efficiënt communiceren

Codes in e-mail

ALARM: HSP’er gesignaleerd…

Ik heb een beetje last van mijn HSP, ben snel overprikkeld en kan dus niet tegen tientallen mails, apps of smsjes.

Efficiënt communiceren

Er wordt zoveel gemaild dat de mailbox snel volloopt. Ik heb een aantal randvoorwaarden opgesteld waar ik me prettig bij voel. Enerzijds loopt mijn mailbox dan niet over, anderzijds ik niet.

  • Ik maak fysieke afspraken graag telefonisch, dat voorkomt tientallen keren heen en weer mailen met data en tijden
  • Voor het maken van groepsafspraken gebruik ik Doodle
  • Om efficiënt te communiceren en mailtijd te reduceren, gebruik ik e-mailcodes voor en/ of achter het onderwerp van mijn mails.


Mailcodes

  • Mailcodes maken het voor de ontvanger duidelijk waarom ik de mail stuur en wat ik verwacht.
  • Mailcodes dwingen mij goed na te denken waarom ik een mail stuur, zodat ik korte en krachtige mails stuur

Onderwerp-codering voor het onderwerp

NLD ENG Omschrijving
ACT: ACT: ik verwacht een actie
ACTS: ACTS: ik verwacht ZSM (vandaag) een actie
VRG: QST: ik verwacht antwoord op een vraag
VRGS: QSTS: ik verwacht ZSM (vandaag) antwoord op een vraag
TKN: FYI: ik wil iets doorgeven ter info, ontvanger hoeft niet te reageren
TKNS: FYIS: ik wil iets doorgeven ter info, ZSM (vandaag) lezen
TO: PREP: ik wil iets overleggen
TOS: PREPS: ik wil iets ZSM (vandaag) overleggen
KLAAR: DONE: gevraagde actie is klaar (ACT en de RE/FWD eraf halen)
ETA? ETA? ik vraag naar de Estimated Time of Arrival (wanneer klaar?)

Onderwerp-codes achter het onderwerp

{EoM} ‘End-of-Message’, het hele bericht staat in het onderwerp

 

Voorbeelden e-mailcodes

  • TKN: Declaratie voor onkosten inmiddels ingediend bij de administratie {EoM}
  • ACTS: Bellen Janssen (024-1234567) vandaag of morgen over offerte {EoM}

Wanneer je Janssen hebt gebeld volstaat de reactie:

  • DONE: Bellen Janssen (024-1234567) vandaag of morgen over offerte {EoM}