ALARM: HSP’er gesignaleerd…
Ik heb een beetje last van mijn HSP, ben snel overprikkeld en kan dus niet tegen tientallen mails, apps of smsjes.
Efficiënt communiceren
Er wordt zoveel gemaild dat de mailbox snel volloopt. Ik heb een aantal randvoorwaarden opgesteld waar ik me prettig bij voel. Enerzijds loopt mijn mailbox dan niet over, anderzijds ik niet.
- Ik maak fysieke afspraken graag telefonisch, dat voorkomt tientallen keren heen en weer mailen met data en tijden
- Voor het maken van groepsafspraken gebruik ik Doodle
- Om efficiënt te communiceren en mailtijd te reduceren, gebruik ik e-mailcodes voor en/ of achter het onderwerp van mijn mails.
Mailcodes
- Mailcodes maken het voor de ontvanger duidelijk waarom ik de mail stuur en wat ik verwacht.
- Mailcodes dwingen mij goed na te denken waarom ik een mail stuur, zodat ik korte en krachtige mails stuur
Onderwerp-codering voor het onderwerp
| NLD | ENG | Omschrijving |
| ACT: | ACT: | ik verwacht een actie |
| ACTS: | ACTS: | ik verwacht ZSM (vandaag) een actie |
| VRG: | QST: | ik verwacht antwoord op een vraag |
| VRGS: | QSTS: | ik verwacht ZSM (vandaag) antwoord op een vraag |
| TKN: | FYI: | ik wil iets doorgeven ter info, ontvanger hoeft niet te reageren |
| TKNS: | FYIS: | ik wil iets doorgeven ter info, ZSM (vandaag) lezen |
| TO: | PREP: | ik wil iets overleggen |
| TOS: | PREPS: | ik wil iets ZSM (vandaag) overleggen |
| KLAAR: | DONE: | gevraagde actie is klaar (ACT en de RE/FWD eraf halen) |
| ETA? | ETA? | ik vraag naar de Estimated Time of Arrival (wanneer klaar?) |
Onderwerp-codes achter het onderwerp
| {EoM} | ‘End-of-Message’, het hele bericht staat in het onderwerp |
Voorbeelden e-mailcodes
- TKN: Declaratie voor onkosten inmiddels ingediend bij de administratie {EoM}
- ACTS: Bellen Janssen (024-1234567) vandaag of morgen over offerte {EoM}
Wanneer je Janssen hebt gebeld volstaat de reactie:
- DONE: Bellen Janssen (024-1234567) vandaag of morgen over offerte {EoM}
